Entre los actos de ventas, se da con frecuencia el caso de que el cliente cambia de idea y lo que iba a ser una entrega directa con pago inmediato con un talón aplicándole un 3% de descuento por pronto pago, se convierte en ultimo minuto en una compra con factura sin el descuento y giro bancario de letras a 90 días
Por lo tanto la factura ya no vale, el cliente pide que se le envié una nueva y que entonces enviara el talón por correo
Esto si se sabe leer entre líneas, quiere decir mas o menos: ³.. ahora no me da la gana de soltar el dinero, vuélvete a tu oficina, mándame el sábado la factura corregida, dentro de una semana te digo que el correo no ha traído nada aun .. dentro de un mes no tendrás aun el talón ingresado en tu cuenta mientras si producirá intereses en la mía ..²
Como estas situaciones y similares no son evitables se me ocurrió que cuando me sucede debía de responder a ese cliente ‘quisquilloso’ con una avalancha de eficacia que le invalidase sus técnicas dilatorias
Busque por lo tanto una base de datos gratuita, la elegida fue HandyShopper que todo el mundo cree que es un simple programa de generación de listas de la compra .. pero que bien manejado nos dara mucho mas juego
Necesitaremos también un programa de tratamiento de texto, el QED será suficiente y es gratuito, bueno, da un poco la lata con un mensaje, pero para emitir una factura no será problemático por el poco tiempo que necesitaremos
En el HandyShopper (al que llamaremos HS a partir de ahora) se crean unos nuevos ítems de nuestros productos en una base de datos que crearemos, podemos llamarla HS_MisPedidosViaje, por ejemplo
El HS muestra dos peculiaridades, en el lado izquierdo sobre el listado enseña lo que el llama Stores, y que nosotros utilizaremos para crear nombres con nuestros clientes compradores
Arriba y a la derecha hay otro menú de selección también , son las Categorias.
Jugando con estas dos variables y con el cuadro de chequeo de las líneas podremos seleccionar grupos y subgrupos facilmente
Las categorias pueden ser utilizadas elásticamente, por ejemplo pueden ser creadas hasta 54, una para cada semana del mes o para cada mes o para cada trimestre o para cada viaje … , así seleccionando en Stores el nombre de un cliente tendremos todas sus compras de este año, pero si en Categorias seleccionamos a su vez esta semana, mes o viaje tendremos fraccionada sus compras del mismo cliente
Pero podemos hacerlo mas elásticamente porque una línea de pedido puede pertenecer a varios Stores, por ejemplo puede ser del Cliente XXX y pertenecer también a la categoría Sin Fabricar Aun , y esto nos permitiría seleccionar por ejemplo todos los pedidos aun no servidos independientemente del cliente, zona o fecha . Pero también podremos obtener subgrupos con estas condiciones adicionales
En fin el tema es muy elástico, tratare de desarrollar un ejemplo sin embargo, simple y lineal
En nuestra base de datos de los productos en el ordenador de oficina creamos una salida de datos, por ejemplo, el numero de serie, la descripción breve, y el precio unitario
Esta exportación la separamos con tabuladores y la Œhotsinkeamos¹ para dejarla en el Palm, allí la importamos y tendremos un precioso listado de venta
Uno a uno vamos a las líneas del producto y pulsamos el botón Details
Chequeamos los cuadritos de Tax1 y Tax2
Pulsamos el botón Store, y allí encontraremos un listado de los clientes que hemos ido creando, los que nos han comprado, y uno mas, al que llamaremos 123 MiCatalogoGeneral
Todas las entradas que tenemos debemos asignarlas a esta categoría, a 123 MiCatalogoGeneral. Es un trabajo algo tedioso pero que se hace bien en casa y solo se hace una vez
Visitamos el primer cliente, al vernos armados con la Palm, decide hacernos un buen pedido
Yo recomiendo que la nota del pedido se tome en un papel que luego se llevara al PDA a fin de no frenar el irresistible comprador, o bien en aplicaciones tipo Œcristal liquido¹ como puede ser el Diddle Bug , o el BugMe que son gratuitos , en los aparatos antiguos, o bien en el Notas, en los modelos ya mas recientes
Una vez retirado el cliente-furioso-comprador, vamos al HS y en la parte inferior vemos una L: …. , aquí introducimos el comienzo del nombre del producto comprado
Supongamos que es el 103 – Polvo de Oro a 120 euros, escribimos por lo tanto 10.. y el listado saltara a esta posición , seleccionamos con el puntero pero volvemos a pulsar y lo dejamos allí la punta presionando un segundo
se abre una ventana que ofrece varias opciones, elegimos Copy Item
Esto duplica la línea de nuestro muestrario, a continuación la seleccionamos y pulsando de idéntica manera seleccionamos en Stores, el nombre comercial de nuestro cliente, así le asignaremos a el esta línea de pedido, y seleccionamos también Sin Fabricar, para tener un doble listado Œdes-chequeamos¹ la opción original 123 MiCatalogo
Pulsamos el botón Details y arriba seleccionamos una categoría, por ejemplo 50, si estamos vendiéndolo en esa semana de Diciembre
Y así seguiremos con el resto del pedido hasta completarlo
Basicamente es un proceso de duplicar, y reasignar Store y Categoría
Si hay particularidades en alguno de los productos pueden anotarse en una Nota, para la que hay un botón correspondiente
Para comprobarlo que lo hemos hecho bien , en Stores seleccionamos a este cliente y solo deberían listarse este pedido (controlar a la vez la selección que tengamos en Categorias para no ver una subselección que nos desconcierte)
Si el listado en la pantalla del PDA es el que hemos anotado en el papel o en el cristal liquido ya podemos tirarlo o eliminarlo
Hagamos una copia de seguridad a la tarjeta
Pero lo que produce satisfacción y autoestima al vendedor es calcular rápidamente a cuanto asciende la venta, en el primer menú arriba tenemos una posibilidad de conocerlo si seleccionamos TOTAL
Nos creará una pantalla con el total de ítems comprados , y el importe (impuestos incluidos), o sea el Total Factura
Debajo una ventanilla dejara elegir entre Needed y Purchase
Basicamente servirá cuando se haya entregado parcialmente la mercancía para saber no solo cuanto ha comprado , sino cuanto ha sido ya servido y facturado y cuanto tiene pendiente de ser mandado
Debajo el campo Category y Priority permitirán hacer otras mini selecciones si las hemos creado
Estos resultado de pantalla pueden ser llevados a una factura o hoja de pedido si vamos al menuMisc y seleccionamos Export to MemoPad
Allí encontraremos el listado con sus precios y el total al final, se copia
Vamos al QED, abrimos un documento ya preparado como formulario de pedido o de factura, y pegamos
Basta cambiar los datos del formulario de factura por los datos oficiales del cliente: Razon Social, NIF, Banco , cta bancaria etc
Abajo mejoramos el final del pedido o factura
Si tenemos el programa PowerOne (viene con las nuevas Tungsteno), para no esforzar nuestras neuronas seleccionamos arriba, en esta calculadora : Business, y en el submenu, SalesTax
En la parte inferior, en After Tax, pegamos el importe total de la factura o pedido que nos ha calculado el HS , en Tax Rate pondremos el importe del IVA o del IVA+RE, y al pulsar la ? interrogación que queda tendremos el importe antes de impuestos
Copiamos , y pegamos en la factura que tenemos en el QED
Se guarda. Copiamos
Vamos al programa Fax , de Mark/Space Softworks,
En el To, ponemos el nombre del comprador y de la marca, y el numero del fax en su espacio. Pulsamos Send y a través de nuestro tfno móvil se lo enviamos al fax del cliente
[Los aspectos de comunicacion PDA -> se desarrollan con detalle en otros articulos en esta web proximante disponibles ]
A continuación entramos en el establecimiento para hacerle firmar el pedido (una copia) o bien para pedirle el talón que cancele la deuda
Así tendremos un ingreso bancario el mismo día el cliente la constatación de su pedido o su factura, y con ello nos habremos evitado los gastos de múltiples llamadas telefónicas, irritación, intereses bancarios y la sensación por parte del cliente de que somos unos empresarios modernos, eficaces y que no admiten alargamientos de pago habituales
